Đầu số 1900 có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không? Đầu số 1900 không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng, trung tâm đào tạo, phòng khám hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ vẫn có thể sử dụng đầu số 1900 để tiếp nhận cuộc gọi, tư vấn bán hàng và chăm sóc khách hàng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nhỏ chỉ nên đăng ký đầu số 1900 khi có nhu cầu tiếp nhận cuộc gọi tương đối ổn định, cần phân phối cuộc gọi cho nhiều nhân viên hoặc muốn xây dựng một số liên hệ chung cho thương hiệu. Nếu doanh nghiệp mới thành lập, có rất ít cuộc gọi hoặc khách hàng đặc biệt nhạy cảm với cước phí, hotline di động thông thường có thể là lựa chọn phù hợp hơn trong giai đoạn đầu. Doanh nghiệp nhỏ có đăng ký đầu số 1900 được không? Có. Quy mô doanh nghiệp không phải yếu tố duy nhất quyết định khả năng sử dụng đầu số 1900. Một doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể triển khai đầu số 1900 để: Tư vấn sản phẩm và dịch vụ Tiếp nhận đơn hàng Đặt lịch hẹn Chăm sóc khách hàng Hỗ trợ kỹ thuật Tiếp nhận bảo hành Phân phối cuộc gọi đến nhiều nhân viên Quản lý lịch sử cuộc gọi Xây dựng số liên hệ thống nhất Điều quan trọng là doanh nghiệp phải lựa chọn gói dịch vụ và số lượng kênh thoại phù hợp với lượng cuộc gọi thực tế. Lợi ích của đầu số 1900 đối với doanh nghiệp nhỏ Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn Một đầu số thống nhất giúp doanh nghiệp tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn so với việc công bố nhiều số điện thoại cá nhân. Doanh nghiệp có thể sử dụng số 1900 trên: Website Fanpage Gian hàng thương mại điện tử Bao bì sản phẩm Biển hiệu Hợp đồng Email Tài liệu quảng cáo Khi thay đổi nhân viên, doanh nghiệp không phải thay toàn bộ số điện thoại đã công bố. Cuộc gọi chỉ cần được chuyển đến nhân sự mới trong hệ thống tổng đài. Hạn chế bỏ lỡ khách hàng Nếu chỉ sử dụng một số di động, khách hàng có thể gặp tín hiệu bận khi nhân viên đang nghe cuộc gọi khác. Tổng đài 1900 có thể phân phối nhiều cuộc gọi đến các nhân viên khác nhau, tùy số lượng kênh thoại và cấu hình doanh nghiệp đăng ký. Hệ thống cũng có thể: Chuyển cuộc gọi đến nhân viên đang rảnh Xếp hàng cuộc gọi Phát lời chào tự động Gửi thông báo khi có cuộc gọi nhỡ Chuyển tiếp cuộc gọi ngoài giờ Ghi nhận lịch sử liên hệ Nhờ đó, doanh nghiệp nhỏ có thể phục vụ khách hàng tốt hơn mà không cần xây dựng một trung tâm cuộc gọi lớn. Phân chia cuộc gọi theo bộ phận Doanh nghiệp có thể thiết lập lời chào như: Bấm phím 1 để được tư vấn sản phẩm Bấm phím 2 để đặt hàng Bấm phím 3 để được hỗ trợ kỹ thuật Bấm phím 4 để phản ánh chất lượng dịch vụ Cuộc gọi được chuyển đến đúng người phụ trách, giúp giảm thời gian chuyển máy và hạn chế tình trạng khách hàng phải trình bày lại nhiều lần. Quản lý chất lượng tư vấn Tùy theo hệ thống tổng đài, doanh nghiệp có thể theo dõi: Tổng số cuộc gọi đến Số cuộc gọi đã tiếp nhận Cuộc gọi nhỡ Thời gian chờ Thời lượng đàm thoại Khung giờ có nhiều cuộc gọi Hiệu suất của từng nhân viên Lịch sử liên hệ với khách hàng Các dữ liệu này giúp chủ doanh nghiệp biết khách hàng có được phục vụ kịp thời hay không và nhân viên đang xử lý cuộc gọi như thế nào. Hỗ trợ làm việc từ xa Nhân viên không nhất thiết phải ngồi tại cùng một văn phòng. Tùy giải pháp tổng đài, cuộc gọi có thể được phân phối đến: Điện thoại IP Máy tính Ứng dụng softphone Điện thoại di động Nhân viên tại chi nhánh khác Điều này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ có đội ngũ bán hàng linh hoạt hoặc làm việc từ xa. Hạn chế doanh nghiệp nhỏ cần cân nhắc Khách hàng phải trả cước Khác với đầu số 1800, người gọi đến số 1900 phải trả cước cuộc gọi theo mức áp dụng cho đầu số. Điều này có thể khiến một số khách hàng ngại gọi, đặc biệt khi: Chỉ muốn hỏi giá nhanh Sản phẩm có giá trị thấp Có nhiều đối thủ cạnh tranh Thời gian tư vấn dài Khách hàng có thể nhắn tin miễn phí Mức cước không được thông báo rõ Doanh nghiệp nên công khai cước phí và kết nối khách hàng với nhân viên nhanh nhất có thể. Có chi phí duy trì dịch vụ Doanh nghiệp có thể phải chi trả cho các hạng mục như: Phí khởi tạo Phí duy trì đầu số Phí hệ thống tổng đài Số lượng kênh thoại Ghi âm cuộc gọi Lưu trữ dữ liệu Tích hợp CRM Cước chuyển tiếp Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật Chi phí cụ thể phụ thuộc vào nhà cung cấp và cấu hình dịch vụ. Doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá tách rõ từng hạng mục trước khi đăng ký. Cần có nhân viên tiếp nhận cuộc gọi Đầu số đẹp và tổng đài hiện đại không mang lại hiệu quả nếu cuộc gọi thường xuyên không được trả lời. Doanh nghiệp phải xác định: Ai chịu trách nhiệm nghe máy? Giờ phục vụ là khi nào? Cuộc gọi nhỡ được xử lý ra sao? Khi nhân viên bận, cuộc gọi chuyển đến đâu? Ai kiểm tra báo cáo? Bao lâu phải gọi lại cho khách hàng? Khi nào doanh nghiệp nhỏ nên dùng đầu số 1900? Đầu số 1900 phù hợp nếu doanh nghiệp có một hoặc nhiều đặc điểm sau: Có lượng cuộc gọi đến hằng ngày Có từ hai nhân viên tư vấn trở lên Thường xuyên bỏ lỡ cuộc gọi Cần một số liên hệ thống nhất Muốn tách số công ty khỏi số cá nhân Có nhiều bộ phận hoặc chi nhánh Cần ghi âm và báo cáo cuộc gọi Muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp Cung cấp dịch vụ cần tư vấn chuyên sâu Có nhu cầu hỗ trợ khách hàng sau bán Các mô hình phù hợp có thể gồm: Shop online có nhiều nhân viên Trung tâm đào tạo Phòng khám Công ty du lịch Đơn vị bảo hành Công ty phần mềm Doanh nghiệp thương mại Dịch vụ vận tải Đơn vị sửa chữa Chuỗi cửa hàng Dịch vụ tư vấn và đặt lịch Khi nào chưa nên đăng ký đầu số 1900? Doanh nghiệp có thể chưa cần đầu số 1900 nếu: Mới thành lập và gần như chưa có cuộc gọi Chỉ có một người trực điện thoại Chủ yếu bán hàng qua tin nhắn Khách hàng không muốn trả cước gọi Sản phẩm có giá trị thấp Ngân sách vận hành còn hạn chế Chưa có quy trình tiếp nhận cuộc gọi Chưa có nhân sự chăm sóc khách hàng Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể bắt đầu bằng số hotline di động hoặc điện thoại cố định. Khi lượng cuộc gọi tăng, có thể chuyển sang mô hình tổng đài chuyên nghiệp. Nên dùng 1900, 1800 hay hotline thông thường? Tiêu chí Đầu số 1900 Đầu số 1800 Hotline thông thường Người chịu cước Người gọi Doanh nghiệp Thường là người gọi Hình ảnh thương hiệu Chuyên nghiệp Chuyên nghiệp Phụ thuộc số điện thoại Phân phối nhiều nhân viên Có Có Cần tích hợp tổng đài Phù hợp doanh nghiệp nhỏ Có, nếu có nhu cầu rõ Có, nếu ưu tiên khách gọi miễn phí Có, nhất là giai đoạn đầu Khuyến khích khách gọi Trung bình Cao Trung bình Quản lý tập trung Tốt Tốt Phụ thuộc giải pháp Chi phí triển khai Theo gói dịch vụ Theo gói và cước doanh nghiệp chịu Có thể thấp hơn Không có loại đầu số tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn phải dựa trên lượng cuộc gọi, hành vi khách hàng, ngân sách và mục đích sử dụng. Cách triển khai đầu số 1900 tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ Bắt đầu với số kênh vừa đủ Doanh nghiệp không cần đăng ký quá nhiều kênh thoại ngay từ đầu. Có thể bắt đầu theo lượng cuộc gọi hiện tại và mở rộng khi nhu cầu tăng. Thiết kế lời chào ngắn Lời chào nên giới thiệu nhanh doanh nghiệp và đưa ra ít lựa chọn. IVR quá dài khiến khách hàng mất thời gian và tăng chi phí cuộc gọi. Chỉ bật những tính năng cần thiết Trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể ưu tiên: Lời chào tự động Phân phối cuộc gọi Ghi nhận cuộc gọi nhỡ Ghi âm nếu cần Báo cáo cơ bản Các tính năng nâng cao có thể bổ sung khi quy mô tăng. Kết hợp nhiều kênh liên hệ Ngoài đầu số 1900, doanh nghiệp nên cung cấp: Zalo Live chat Email Form yêu cầu gọi lại Facebook Messenger Hotline bán hàng riêng nếu cần Khách hàng có thể chọn kênh phù hợp, trong khi tổng đài 1900 vẫn đóng vai trò là kênh thoại chính thức. Theo dõi hiệu quả hằng tháng Doanh nghiệp nên đánh giá: Có bao nhiêu cuộc gọi đến? Bao nhiêu cuộc gọi được trả lời? Bao nhiêu cuộc gọi tạo ra đơn hàng? Khách hàng chờ bao lâu? Khung giờ nào có nhiều cuộc gọi? Có cần tăng hoặc giảm số kênh không? Nếu số lượng cuộc gọi quá ít, doanh nghiệp có thể điều chỉnh gói dịch vụ. Nếu liên tục có cuộc gọi nhỡ, cần bổ sung nhân viên hoặc số kênh đồng thời. Câu hỏi thường gặp Doanh nghiệp nhỏ có được đăng ký đầu số 1900 không? Có. Doanh nghiệp nhỏ có thể đăng ký đầu số 1900 nếu đáp ứng hồ sơ và điều kiện của nhà cung cấp dịch vụ. Một người có thể trực tổng đài 1900 không? Có, nhưng hiệu quả sẽ bị hạn chế nếu có nhiều cuộc gọi cùng lúc. Doanh nghiệp nên thiết lập hàng đợi, thông báo cuộc gọi nhỡ hoặc chuyển tiếp phù hợp. Đầu số 1900 có dùng để bán hàng được không? Có. Doanh nghiệp có thể dùng 1900 để tư vấn, báo giá, tiếp nhận đơn, đặt lịch và hỗ trợ sau bán. Khách hàng gọi đến 1900 có mất phí không? Có. Người gọi phải trả cước theo mức áp dụng của đầu số. Cước phí cần được công bố rõ ràng. Đầu số 1900 có nhận nhiều cuộc gọi cùng lúc không? Có thể. Khả năng tiếp nhận đồng thời phụ thuộc vào số kênh thoại và cấu hình doanh nghiệp đăng ký. Có thể tăng số lượng nhân viên sau khi triển khai không? Có. Hệ thống tổng đài có thể được mở rộng thêm máy nhánh, nhân viên và kênh thoại nếu nền tảng và gói dịch vụ hỗ trợ. Doanh nghiệp nhỏ nên chọn đầu số 1900 hay 1800? Nếu muốn khách hàng gọi miễn phí và tăng tỷ lệ liên hệ, doanh nghiệp có thể cân nhắc 1800. Nếu cần số liên hệ chuyên nghiệp nhưng không muốn chịu toàn bộ cước cuộc gọi đến, 1900 có thể phù hợp hơn. Kết luận Đầu số 1900 phù hợp với doanh nghiệp nhỏ nếu doanh nghiệp đã có nhu cầu tiếp nhận cuộc gọi rõ ràng, cần quản lý nhiều nhân viên hoặc muốn xây dựng một số liên hệ thống nhất cho thương hiệu. Doanh nghiệp chưa nên đăng ký chỉ để tạo hình ảnh chuyên nghiệp khi lượng cuộc gọi còn quá thấp hoặc chưa có nhân sự trực tổng đài. Hiệu quả của đầu số 1900 phụ thuộc vào cách phân phối cuộc gọi, tốc độ trả lời, chất lượng tư vấn và khả năng đo lường kết quả. Để được tư vấn lựa chọn đầu số, số lượng kênh và cấu hình tổng đài phù hợp với quy mô nhỏ, vui lòng liên hệ Công ty TNHH Dịch vụ Viễn thông Số Việt Nam: Nhân viên kinh doanh 1: 0911 795 222 Nhân viên kinh doanh 2: 0933 795 222 Chăm sóc khách hàng: 1900 0234 – Cước phí 1.000 đồng/phút
